звернення Голови Секції нотаріусів Асоціації правників України Марченко В.М. до Директора департаменту нотаріату, банкрутства та функціонування центрального засвідчувального органу Чижмарь К.І. щодо відсутності у нотаріуса персональних даних
09.12
Директору
Департаменту нотаріату
банкрутства та функціонування
центрального засвідчу вального органу
Чижмарь Катерині Іванівні
Шановна Катерино Іванівно!
З метою адаптації українського законодавства до міжнародних норм Україною було ратифіковано Конвенцію про захист осіб у зв'язку з автоматизованою обробкою персональних даних (далі — Конвенція). У зв’язку з цим 1 червня 2010 року Верховна Рада Україна прийняла Закон України «Про захист персональних даних» № 2297-VI (далі — Закон), який набрав чинності 1 січня 2011 року.
З часу набуття чинності Законом у нотаріусів України виникає багато питань щодо співвідношення його норм та норм Закону України «Про нотаріат».
Секція нотаріусів Асоціації правників України з цього приводу напрацювала експрес-аналіз норм Закону України «Про захист персональних даних» :
1. Вичерпний перелік щодо суб’єктів відносин, пов’язаних із персональними даними, встановлений у статті 4 Закону:
- суб’єкт персональних даних (фізична особа, персональні дані якої оброблюються);
- володілець та розпорядник бази персональних даних (володільцем чи розпорядником бази персональних даних можуть бути підприємства, установи і організації усіх форм власності, органи державної влади чи органи місцевого самоврядування, фізичні особи — підприємці, які обробляють персональні дані відповідно до закону);
- третя особа (будь-яка інша особа, якій володілець або розпорядник бази персональних даних здійснює передачу цих даних);
- уповноважений державний орган з питань захисту персональних даних;
- інші державні органи та органи місцевого самоврядування, які здійснюють захист персональних даних.
Таким чином, нотаріус не є володільцем або розпорядником бази персональних даних. Нотаріус взагалі не є суб’єктом відносин, пов’язаних із обробкою персональних даних.
2. Відповідно до статті 2 Закону база персональних даних — іменована сукупність упорядкованих персональних даних в електронній формі та/або у формі картотек персональних даних.
Тобто база персональних даних — це не просто безсистемний набір персональної інформації, це певне її угрупування. Закон закріпив дві форми існування бази персональних даних: 1) електронна і 2) картотеки. Такий підхід закріплений у всіх нормативно-правових актах, що стосуються персональних даних.
У пункті 27 Директиви 95/46/ЄС Європейського Парламенту і Ради від 24.10.1995 р. «Про захист фізичних осіб при обробці персональних даних і про вільне переміщення таких даних» зазначено, що ця Директива охоплює тільки картотеки даних, а не неструктуровані справи, та вміст картотеки даних повинен бути структурований відповідно до визначених критеріїв щодо фізичних осіб, що забезпечувало б легкий доступ до персональних даних.
Пункт 7 постанови КМУ від 25.05.2011 р. № 616 «Про затвердження Положення про державний реєстр баз персональних даних та порядок його ведення» встановлює перелік відомостей, які повинна містити заява про реєстрацію бази персональних даних. Серед цих відомостей є інформація про найменування і місцезнаходження бази персональних даних, а саме:
- адреса фактичного розміщення — для бази даних у формі картотек;
- фактичні адреси зберігання носіїв інформації — для бази даних в електронній формі.
Законодавство не містить поняття терміну «картотека», тож цей термін вживається в загальноприйнятому значенні — це систематизована та згрупована певним чином інформація, як правило, у вигляді карток малого формату, де кожна складова є інформаційною одиницею, відомостями про який-небудь об’єкт. У цьому випадку йдеться про персональні дані, отже, картотека персональних даних — це систематизовані та згруповані персональні дані.
Постановою КМУ від 17.10.1997 р. № 1153 «Про затвердження Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади» ведення картотек передбачено при картковій формі реєстрації документів в установах з обсягом документообігу понад 600 документів на рік. Проте мова в цьому випадку йде про довідкові картотеки виконаних і невиконаних документів. Ведення нотаріусами картотек персональних даних правилами діловодства не передбачено.
Відповідно до статті 9 Закону кожна база персональних даних підлягає держаній реєстрації в Державному реєстрі баз персональних даних. Та відповідно до частини 5 статті 14 Закону України «Про нотаріат» архів та документи нотаріального діловодства приватного нотаріуса є власністю держави і відповідно в цьому випадку виключно держава є володільцем та розпорядником архіву .
Весь архів нотаріуса цілком у жодному разі не є базою персональних даних, а картотеки персональних даних, як уже було зазначено, в складі архіву немає. Отже, нотаріусу немає чого реєструвати в Держаному реєстрі баз персональних даних.
3. Обробка персональних даних — це будь-яка дія або сукупність дій, здійснених повністю або частково в інформаційній (автоматизованій) системі та/або в картотеках персональних даних, які пов’язані зі збиранням, реєстрацією, накопиченням, зберіганням, адаптуванням, зміною, поновленням, використанням і поширенням (розповсюдженням, реалізацією, передачею), знеособленням, знищенням відомостей про фізичну особу (стаття 2 Закону).
Тобто обробка персональних даних може мати місце лише в рамках бази персональних даних. А враховуючи те, що архів нотаріуса не є базою персональних даних, нотаріус не здійснює обробку таких даних.
4. Норми Закону, які не можуть бути виконані у сфері нотаріату:
- серед прав суб’єкта персональних даних, встановлених пунктом 3 частини 2 статті 8 Закону, закріплено право на доступ до своїх персональних даних, що містяться у відповідній базі персональних даних. Також статтею 16 Закону встановлено право третіх осіб робити запит про надання персональних даних володільцю бази. Проте жодна фізична особа не може мати доступу до архіву нотаріуса;
- неприйнятною є вимога, встановлена частиною 2 статті 12 Закону, згідно з якою суб’єкт персональних даних повинен бути повідомлений в письмовій формі про включення своїх даних у базу протягом 10 днів з дня включення;
- не може застосовуватись до архіву нотаріуса і порядок доступу до персональних даних (стаття 16 Закону), за яким доступ до персональних даних третіх осіб можливий лише за наявності згоди суб’єкта персональних даних. Адже Міністерство юстиції України та управління юстиції здійснюють перевірки діяльності нотаріусів, в ході яких нотаріус зобов’язаний надати всі документи нотаріального діловодства (архіву);
? не може бути застосована до нотаріусів стаття 19 Закону, що стосується плати за доступ до персональних даних.
5. Щодо найманих працівників приватного нотаріуса потрібно зауважити таке: нотаріус не створює картотек персональних даних найманих працівників. Отже, нотаріус не має бази таких даних. Усі документи, що стосуються трудових відносин між нотаріусом і працівником (у тому числі необхідні персональні дані), зберігаються у відповідному наряді (справі) в архіві нотаріуса. Також нотаріус не здійснює обробку, не розповсюджує та іншим чином не використовує персональні дані своїх працівників. Подання відповідної звітності щодо найманих працівників не є розповсюдженням або повідомленням персональних даних. Усі органи, до яких подається звітність, вже мають необхідні персональні дані осіб. Метою подання звітності є не повідомлення персональних даних, а повідомлення про певні операції або факти, які не є персональними даними. Більше того, подання такої звітності здійснюється незалежно від бажання працівника та його згоди на підставі вимог чинного законодавства .
Таким чином, положення Закону не стосуються трудових правовідносин між нотаріусом та найманим працівником .
Частина 6 статті 24 Закону містить таке положення: «Фізичні особи — підприємці, у тому числі лікарі, які мають відповідну ліцензію, адвокати, нотаріуси, особисто забезпечують захист баз персональних даних, якими вони володіють, згідно з вимогами закону». Проте чинне законодавство не передбачає можливості наявності баз персональних даних у нотаріусів. А щодо захисту персональних даних, то вже досить давно їх захист забезпечується закріпленням нотаріальної таємниці.
Нотаріальна таємниця — сукупність відомостей, отриманих під час вчинення нотаріальної дії або звернення до нотаріуса заінтересованої особи, в тому числі про особу, її майно, особисті майнові та немайнові права і обов'язки тощо (стаття 8 Закону України «Про нотаріат»).
Тобто нотаріус жодним чином не розповсюджує або будь-яким іншим чином не використовує персональні дані осіб. Він навпаки старанно зберігає ці дані у своєму архіві у вигляді документів, на підставі яких вчинялася нотаріальна дія. А для надійного захисту архіву встановлено спеціальні вимоги до робочого місця приватного нотаріуса.
Враховуючи повноваження Міністерства юстиції України щодо регулювання нотаріальної діяльності, звертаємося до Вас з проханням підтримати позицію, яка полягає в тому, що відповідно до норм чинного законодавства нотаріус не є володільцем або розпорядником бази персональних даних (як і не є жодним з інших суб’єктів щодо обробки персональних даних), за правилами діловодства не веде картотек персональних даних (у тому числі щодо найманих працівників), архів нотаріуса не є його власністю, не є базою персональних даних і нотаріус не здійснює обробку таких даних.
Відповідно нотаріус не має баз, які підлягали б реєстрації в Державному реєстрі баз персональних даних, та взагалі не є суб’єктом відносин, пов’язаних з обробкою персональних даних, які регулює Закон України «Про захист персональних даних».
Голова
Секції нотаріусів
Асоціації правників України Володимир Марченко
09 грудня 2011 року
Допис від Breadly
конечно надо!
БУХсопровождение: юрлица, физлица, нотариусы. Регистрация/Ликвидация ВЫТЯГИ
Сдам отчеты за Вас!
Ваші права у розділі
Bookmarks