---без каких-то грандиозных приготовлений

Приготовления вовсе не должны быть грандиозными
Нужно:
- определиться с едой (что, в каком количестве)
- решить, кто покупает и маринует мясо
- собрать с участников деньги (или поверить на слово, что все точно-точно приедут и деньги за мясо отдадут на месте, ведь количество мяса для закупки будет считаться исходя из заявок в форуме "я приеду!"...)
- купить/замариновать мясо
- решить, кто закупает остальные продукты/напитки + уголь/дрова, "распаливалку" (или раздать соотв. ЦУ нескольким людям)
- распределить "инструмент": кто везет шампура, у кого есть складной мангал (У нас есть, кстати. Стандартного размера, на 9 человек по идее хватит), ножи и т.д.

Это не "грандиозно", но кто-то должен этим заняться